Binnenlandse dienstreizen vanaf 1 maart 2025 Delen

Wanneer een bedrijfsleider op dienstreis gaat, kan de vennootschap hem of haar een forfaitaire vergoeding toekennen om de kosten van de verplaatsing te dekken. Deze vergoedingen worden geacht de werkelijke kosten te dekken, mits het bedrag een bepaald plafond niet overschrijdt en aan alle voorwaarden voldoet. De vergoeding is voor de vennootschap 100% fiscaal aftrekbaar en voor de bedrijfsleider niet belastbaar.

Forfaitaire dagvergoeding

Sinds 1 juni 2024 bedraagt de forfaitaire dagvergoeding voor dienstreizen 20,80 EUR per dag. Vanaf 1 maart 2025 wordt dit bedrag verhoogd naar 21,22 EUR per dag.

De volgende voorwaarden blijven van kracht voor een belastingvrije toekenning:
•    De dagvergoeding wordt enkel toegekend op basis van het werkelijke aantal verplaatsingen.
•    De duur van de verplaatsing bedraagt minimaal 6 uur, berekend vanaf het vertrek van de werkplek tot de terugkeer.
•    De vergoedingen mogen geen kosten dekken die al via een ander voordeel worden vergoed (bijvoorbeeld bedrijfsrestaurant of maaltijdcheques).
•    De vennootschap of een derde mag de maaltijdkosten niet op zich nemen.

Maandelijkse forfaitaire vergoeding

Wanneer een bedrijfsleider regelmatig buiten de bedrijfszetel werkt, kan ook een maandelijkse forfaitaire vergoeding worden toegekend. Deze vergoeding bedraagt 332,80 EUR per maand sinds 1 juni 2024, en vanaf 1 maart 2025 wordt dit 339,59 EUR per maand.

De volgende voorwaarden zijn van toepassing:
•    De vergoeding mag niet hoger zijn dan 16 keer de forfaitaire dagvergoeding.
•    De verplaatsing mag niet leiden tot een situatie waarin de vennootschap of een derde de maaltijdkosten dekt, of de maaltijd op andere wijze wordt vergoed.
•    Voor de maandvergoeding geldt niet de voorwaarde dat de verplaatsing minimaal 6 uur moet duren.

40-dagen-regel

De vennootschap mag de forfaitaire vergoeding niet toekennen voor woon-werkverplaatsingen. Wanneer een bedrijfsleider in één kalenderjaar 40 dagen of meer op dezelfde locatie werkt, bijvoorbeeld bij dezelfde klant, wordt deze locatie door de fiscale administratie beschouwd als een "vaste plaats van tewerkstelling". In dit geval komen deze verplaatsingen niet in aanmerking voor de dagvergoeding of voor de berekening van de maandvergoeding.

Fiche 281.20

Als een bedrijfsleider een forfaitaire dag- of maandvergoeding ontvangt, moet dit door de vennootschap verplicht worden vermeld op de fiche 281.20. Het totale bedrag van de in 2025 uitgekeerde forfaitaire vergoedingen moet worden opgenomen in het vak ‘Diverse Inlichtingen - Eigen kosten van de vennootschap - Forfaitaire vergoedingen overeenkomstig ernstige normen